第一章 总则

第一条：为进一步加强学社联秘书处内部管理，规范秘书处成员行为，明确责任，高效合理的安排部门工作，特拟定秘书处章程。

第二条：秘书处成员应树立高度的责任心，满怀激情投入到各项工作当中，保证各项工作高质高量的完成。

第三条：秘书处成员应自觉遵守章程。

第二章 部门主要职能

第一条：例会管理

1、学社联每周一次的例会在睿智楼109中午12：10准时召开（特殊情况除外）；秘书处每周一次的例会在睿智楼206中午12：10准时召开（特殊情况除外）。

2、主持会议，由秘书处专人负责出勤登记和会议记录。

3、如会议时间、地点有变动，则由秘书处通知各个部门及协会负责人。

第二条：出勤管理

1、学社联成员必须要有较强的时间观念，在每次学社联例会中不得以任何借口缺席、迟到、早退，有特殊事情需要严格按照请假条例执行。

2、各种会议及活动都由秘书处对出勤情况进行记载，以作为各种评优评先的参照。

第三条：资料管理

1、每次例会的相关资料都要分类收集整理，其中应包括：时间、地点、出勤情况、会议流程、会议概要等。

2、收集学社联及协会所有人的联系方式，制成联系表并及时更新。

3、每学期末负责收集整理学社联各部门及各协会的工作总结，并在此基础上，做好整个学社联和社团的学期工作总结，并对资料汇总存档。月末负责收集整理学社联各协会的月总结，并整理存档。（注：总结一式两份，一份电子稿发至秘书处邮箱，一份打印稿交至秘书处指定人员处）。

4、负责协助主席团拟定各类工作文件和筹划各类工作材料级整理各活动方案。

5、学社联所有活动相关资料的收集，包括活动策划、活动流程、活动总结、活动影响等。

6、协会活动的相关资料由资讯部收集整理后交至秘书处进行存档。

第四条：办公室管理

1、每天安排指定人员再办公室值班并做好值班记录，如值班人员在值班时间段不能去值班，应提前向秘书长请假。

2、负责办公室档案、资料的更新与整理。

第五条：信息传达

1、用飞信、短信、电话等方式进行信息传达，同时必须保证消息的准确性和及时性。

2、向各部门、协会传达主席团的相关通知，并要求各个部门、协会相关负责人积极配合，收到短信及时回复。

3、负责领导工作汇报等有关事宜。

第三章 部门管理制度

第一条：工作准则

1、秘书处全体成员必须严格遵守学社联及本部门各项规章制度，有明确的组织性和纪律性。

2、秘书处全体成员既要有严谨的工作态度，吃苦耐劳的精神，又要有开拓进取勇于创新的精神。

3、秘书处全体成员要积极加强与各部门的密切联系，做到最新信息的及时传达，衔接好部门与部门，部门与协会，协会与协会之间的关系，始终坚持 “服务社团，服务同学”的宗旨。

4、全体成员要正确处理好工作与学习的关系，做到学习工作两不误。

5、全体成员要遵守校纪校规，塑造良好的学生干部形象，决不做有损学社联整体形象的事。

第二条：岗位责任制度

1、秘书长.要对主席团负责，副部要对秘书长负责，干事要对副部负责，所有的成员要对部门，协会负责，从而形成良好的责任制。

2、由秘书长负责筹划内部的各项工作与活动。

3、各成员应积极高效，保质保量，按时完成上级交给的任务不推诿，不拖拉，不推卸责任。

第三条：问责制度

部门在日常工作和活动的开展中实行主要负责人问责制。在各项工作中，负责人要把具体工作细化到人，明确分工，以便在出现问题时追究责任，如因分工不明造成的后果，必须由秘书长承担。

第四条：例会制度

1、秘书处必须每周不少于一次例会，总结上周的工作，规划下阶段的工作，分配具体任务。

2、未能出席会议者必须事先请假，经秘书长同意后才可。如遇到特殊情况未能事先请假，事后必须说明原因。

3、会议中实行民主集中原则，全体成员可积极发言，大胆提出自己对本部门及工作的想法及思路。

第五条：换届制度

1、秘书长、副部长必须由部门成员内部选举，经主席团审查后，然后进行正式的三大会竞选方可。

2、根据工作需要，经主席团批准后都要招新成员，新成员采用公开招募的方法从新生中招募。

3、新生必须填写申请表，面试经主席团和本部门审核后过者方可进入本部门。并由策划部在南北院贴出通报，经审查无异议后可正式上任。

第四章 秘书处对协会的评分细则

湖南女子学院学社联秘书处评分细则是为协会内部建设而制定，对协会的内部管理与建设给予客观评价和公正考核，本着“公正、公平、公开”的原则进行评分，具体细则如下：

一、到勤率（2分）

1、例会迟到每次扣0.5分，旷会每人次扣1分。

2、若该协会次月有两次例会未到一人，该月月评到勤率为0。

3、此项也应用于其他会议。

二、会场纪律（2分）

1、例会时讲话者该协会扣0.5分，手机响铃一次扣0.5分，吃东西扣0.2分。

2、早退未请假者该协会扣0.1分。

3、此项也应用于其他会议。

三、工作汇报（2分）

1、若该月四次例会其中两次无工作汇报该项为0分。

四、日常管理工作（2分）

协会内部应有协会章程，且资料齐全，否则扣1分。

五、工作配合情况（2分）

1、每个月的月工作总结在规定时间内上交，迟交扣0.5分，未交扣1分。

2、月总结格式正确，符合要求，否则扣0.5分。

注：本制度自颁布之日生效，最终解释权和修订权归湖南女子学院学生社团联合会秘书处所有。

附录

 请假条

我因                工作所需，需请假，本次会议不能参加，

望谅解。

请假人：            

 请假时间：         

 主席团意见：

 

                                                                公假条

 

尊敬的领导:

我因                                                     而需要请假，请假时间从            到              。

请领导批准。

谢谢！

                                     请假人：

                                    ＿＿年＿月＿日